篷房搭建場地勘察需要根據活動要求收集所有相關數據，包括活動時間、出席活動人數、周邊交通狀況、地點、天氣預報等等。

篷房搭建場地勘察通過收集到的信息可以有利于與活動相關人員進行下一步的溝通，包括篷房租賃公司、活動嘉賓、餐飲服務商、當地部門和供應商之間的溝通。場地勘察報告也是整個交易過程中非常重要的記錄。
篷房搭建場地勘察應該由有經驗的人士負責，還應該有相關的搭建經驗，一般是銷售經理或者項目負責人。場地勘察的負責人應該要對顧客、對活動需求、對篷房的搭建都相當熟悉。

檢測安全隱患是進行篷房搭建場地勘察主要的目的，包括：

場地上空和地下的障礙物;

理想場地周邊的障礙物，包括柵欄、噴泉、樹木、花園等;

天氣情況，包括溫度、是否有風、是否下雨、是否下雪等，當強風來襲時，是否有屏障可以保護篷房及參加活動的人員地表面是否適合搭建篷房等等。

篷房搭建場地勘察不應該因為麻煩而忽視其重要性。每次篷房搭建前都應該進行一次場地勘察，以使活動相關人員都清楚了解潛在的問題，并因此調整進行適合的篷房搭建。